การจัดการเอกสารราชการ : กรณีศึกษาสำนักงานโยธาธิการและผังเมืองจังหวัดเขตภาคเหนือตอนบน

Abstract

การวิจัยครั้งนี้วัตถุประสงค์เพื่อ (1) ศึกษาสภาพการจัดการเอกสารราชการของสำนักงานโยธาธิการ และผังเมืองจังหวัด เขตภาคเหนือตอนบน 8 จังหวัด (2) วิเคราะห์เอกสารที่ความสอดคล้องกับภารกิจของ สำนักงานโยธาธิการและผังเมืองจังหวัด การวิจัยนี้เป็นการวิจัยเชิงคุณภาพ ประชากรที่ใช้ในการวิจัย คือ หัวหน้ากลุ่มงานวิชาการโยธาธิการ หัวหน้ากลุ่มงานวิชาการผังเมือง หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการ และหัวหน้าฝ่ายบริหารงานทั่วไป ของสำานักงานโยธาธิการ และผังเมืองจังหวัด เขตภาคเหนือตอนบน 8 จังหวัด จำนวน 32 คน เครื่องมือที่ใช้ในการวิจัยหลัก คือ แบบ สัมภาษณ์ การสังเกตสถานที่ แบบฟอร์มการวิเคราะห์ภารกิจ การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นการวิเคราะห์เนื้อหาและการ สรุปประเด็นสำคัญเชิงพรรณา ผลการวิจัย สรุปได้ ดังนี้ (1) ประเภทเอกสารราชการที่จัดทำ คือ หนังสือราชการโดยใช้เครื่อง คอมพิวเตอร์พร้อมโปรแกรมประมวลค่า เอกสารประเภทแบบแปลน แผนภูมิ และแผนที่ ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ พร้อมโปรแกรม Auto CAD บันทึกบนกระดาษขนาด A4 สำหรับหนังสือราชการและกระดาษขนาด A0, A1, A3 และ A4 สำหรับแบบแปลน แผนภูมิ และแผนที่ โดยการรับส่งเอกสารราชการมีฝ่ายบริหารงานทั่วไปรับผิดชอบ มีวิธีการรับและส่งเอกสาร คือ ทางไปรษณีย์ทางโทรสาร ทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ทางระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ของกรมโยธาธิการและผังเมือง การจัดเก็บเอกสารราชการที่อยูระหว่างปฏิบัติ มีวิธีการจัดเก็บ ตามความสะดวกของเจ้าของเรื่อง และเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จแล้วจัดเก็บเรียงตามลำดับวันที่ในแฟ้ม สันกว้าง ขนาด 2-3 นิ้ว และเขียนชื่อแฟ้มอย่างง่ายที่ปก แล้วจัดเก็บในที่เก็บที่มีอยู่ ไม่มีสถานที่เก็บเอกสารกลาง การยืม เอกสารไม่มีการกำหนดแนวปฏิบัติที่ชัดเจน ส่วนใหญ่ไม่มีการทำลายเอกสาร และไม่มีการกำหนดอายุ เอกสาร เทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดการเอกสาร ส่วนใหญ่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการจัดทำ เอกสาร ใช้ระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ในการรับส่งเอกสาร การจัดเก็บและการทำลายเอกสารเป็นปัญหาและอุปสรรคของการจัดการ เอกสารราชการ (2) เอกสารราชการที่สอดคล้องกับภารกิจของสำนักงานโยธาธิการและผังเมืองจังหวัด คือ เอกสารแบบแปลน เอกสารแผนที่และแผนผังสอดคล้องกับภารกิจของกลุ่มงานวิชาการโยธาธิการและผังเมือง เอกสารรายงานการสำรวจ สอดคล้องกับภารกิจของฝ่ายปฏิบัติการ และเอกสารโต้ตอบทั่วไปสอดคล้องกับ ภารกิจของฝ่ายบริหารงานทั่วไป