การพัฒนาแนวปฏิบัติที่ดีในการเป็นศูนย์กลางการจัดเก็บเอกสารกลางของกองบรรณสารและห้องสมุด กระทรวงการต่างประเทศ

Abstract

การวิจัยครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ (1) ศึกษาสภาพศูนย์กลางการจัดเก็บเอกสารกลางของ กองบรรณสารและห้องสมุด กระทรวงการต่างประเทศ และ (2) พัฒนาแนวปฏิบัติที่ดีในการเป็นศูนย์กลางการจัดเก็บเอกสารกลางของกองบรรณสารและห้องสมุด กระทรวงการต่างประเทศ วิธีการวิจัยเป็นการวิจัยเชิงคุณภาพ ประชากรที่ใช้ในการวิจัยครั้งนี้ คือ บุคลากรฝ่ายบรรณสาร กองบรรณสารและห้องสมุด กระทรวงการต่างประเทศ จำนวน 28 คน โดยวิธีการเลือกประชากรแบบเจาะจง ประกอบด้วย ผู้อำนวยการกองบรรณสารและห้องสมุด บรรณารักษ์ เจ้าพนักงานห้องสมุด พนักงานจัดระบบเอกสาร และแหล่งข้อมูลหลัก ได้แก่ มาตรฐานการจัดเก็บเอกสารจากหน่วยงานภาครัฐ จำนวน 5 แห่ง เครื่องมือที่ใช้ในการวิจัย คือ แบบบันทึกข้อมูลและแบบสัมภาษณ์ การวิเคราะห์ข้อมูลโดยการวิเคราะห์เนื้อหาแบบอุปนัย ผลการวิจัย พบว่า (1) สภาพศูนย์กลางการจัดเก็บเอกสารกลางของกองบรรณสารและห้องสมุด มีการบริหารงานและขั้นตอนการดำเนินงานตามแนวทางการจัดการเอกสารของหน่วยงานภาครัฐที่สอดคล้องกับพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 และมาตรฐานสากล ISO 15489 การจัดการเอกสาร ได้แก่ การจัดตั้งหน่วยงานเพื่อรับผิดชอบการจัดเก็บเอกสาร การมอบหมายหน้าที่และจัดสรรบุคลากรในการปฏิบัติงาน การดำเนินงานโดยการสำรวจเอกสาร การวิเคราะห์ภารกิจขององค์กรเพื่อจัดทำแผนการจัดหมวดหมู่เอกสาร เกณฑ์การประเมินคุณค่าเอกสาร การพัฒนาระบบงานสารบรรณ การสงวนรักษาเอกสารด้วยวัสดุ อุปกรณ์ เทคโนโลยีที่เหมาะสม และการประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งพบว่าการจัดสรรบุคลากรที่มีความรู้และเพียงพอเป็นส่วนสำคัญในการจัดเก็บเอกสาร (2) แนวปฏิบัติที่ดีในการเป็นศูนย์กลางการจัดเก็บเอกสารกลางของกองบรรณสารและห้องสมุด เป็นวิธีปฏิบัติที่เป็นไปตามมาตรฐาน ได้แก่ 1) การจัดตั้งหน่วยงานรับผิดชอบการจัดเก็บเอกสารและจัดสรรบุคลากรที่มีความรู้อย่างเพียงพอในการจัดเก็บเอกสาร 2) การจัดทำแผนการจัดหมวดหมู่เอกสารและกำหนดเกณฑ์การประเมินคุณค่าเอกสารโดยจัดทำเครื่องมือปฏิบัติงานที่เหมาะสมกับหน่วยงานเพื่อจัดเก็บเอกสารให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน 3) การออกแบบพัฒนาระบบงานสารบรรณสำหรับเอกสารกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ การใช้เทคโนโลยี การจัดสรรพื้นที่และวัสดุให้เพียงพอ 4) การดำเนินงานอย่างต่อเนื่องในการสงวนรักษาเอกสารตลอดระยะเวลาการดำเนินงาน และ 5) การประเมินผล การตรวจสอบและการปรับปรุงระบบอย่างสม่ำเสมอ