การจัดการเอกสารการประกันคุณภาพการศึกษาของมหาวิทยาลัยราชภัฏในเขตภาคใต้

Abstract

การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษา (1) สภาพการจัดการเอกสารการประกันคุณภาพการศึกษาระดับมหาวิทยาลัย และ (2) ปัญหาการจัดการเอกสารการประกันคุณภาพการศึกษาของมหาวิทยาลัยราชภัฏในเขตภาคใต้ 5 แห่ง คือ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครศรีธรรมราช ภูเก็ต ยะลา สงขลา และสุราษฏร์ธานี การวิจัยนี้เป็นการวิจัยเชิงคุณภาพ กลุ่มตัวอย่างที่เลือกคือ คู่มือประกันคุณภาพการศึกษา และรายงานการประเมินตนเอง พ.ศ.2549 ถึง พ.ศ. 2553 รวมทั้งหมด จำนวน 50 เล่ม และ ผู้บริหารและบุคลากรที่รับผิดชอบงานการประกันคุณภาพระดับมหาวิทยาลัย จำนวน 15 คน เครื่องมือการวิจัยคือ แบบบันทึกข้อมูลและแบบสัมภาษณ์ วิเคราะห์ข้อมูลด้วยการประมวลและเรียบเรียงสรุปประเด็นสำคัญด้วยการบรรยายเชิงพรรณนา ผลการวิจัยพบว่า (1) สภาพการจัดการเอกสารประกันคุณภาพ มีลักษณะ ดังนี้ คู่มือประกันคุณภาพ ส่วนใหญ่มีลักษณะ คือ จัดพิมพ์เป็นเอกสารเล่มปกพิมพ์สี่สีส่วนต้นมี คำนำ สารบัญ ส่วนเนื้อหา จำแนกเป็นบทครอบคลุมองค์ประกอบ ตัวบ่งชี้ และเกณฑ์ประเมิน และส่วนท้ายเป็นบรรณานุกรม นิยามคำศัพท์ ภาคผนวก รายงานการประเมินตนเอง มีลักษณะและส่วนประกอบเช่นเดียวกับคู่มือการประกันคุณภาพการศึกษา แต่ส่วนเนื้อหาเป็นรายงานผลตามองค์ประกอบและตัวบ่งชี้ และส่วนท้าย ไม่มีบรรณานุกรม และภาคผนวก ด้านการจัดทำคู่มือการประกันคุณภาพการศึกษา และรายงานการประเมินตนเอง มีการจัดทำใหม่ทุกปี โดยการแต่งตั้งคณะกรรมการจัดทำคู่มือการประกันคุณภาพการศึกษา ส่วนรายงานการประเมินตนเอง จัดทำโดยมอบหมายแต่ละหน่วยงานจัดทำ เนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับพันธกิจที่หน่วยรับผิดชอบ ด้านการจัดเก็บเอกสารมีลักษณะดังนี้ เอกสารทั้งสองประเภทจัดเรียงโดยแยกแต่ละประเภทก่อนแล้วเรียงตามลำดับปีที่จัดทำ ใส่กล่องหรือวางบนชั้นเอกสารโดยมีป้ายกำกับที่หน้ากล่องหรือชั้น ด้านการใช้งานเอกสาร ผู้ใช้ส่วนใหญ่ คือ ผู้บริหารและผู้รับผิดชอบงานการประกันคุณภาพและใช้เพื่อการบริหารและการปฏิบัติงาน ไม่มีระบบการควบคุมเอกสาร ไม่มีการกำหนดอายุการเก็บเอกสารและไม่เคยมีการทำลายเอกสาร รวมทั้งไม่มีการมอบหมายให้มีผู้รับผิดชอบการดูแลรักษาเอกสารโดยเฉพาะ (2) ปัญหาอุปสรรคในการจัดการเอกสารประกันคุณภาพการศึกษาระดับมหาวิทยาลัยของมหาวิทยาลัยราชภัฎภาคใต้ที่สำคัญคือ ไม่มีการกำหนดนโยบายและแนวปฏิบัติ ไม่มีการกำหนดผู้รับผิดชอบการจัดการเอกสารประกันคุณภาพ ทำให้มีปัญหาการจัดทำ การจัดเก็บควบคุม ดูแลรักษา และการใช้งานเอกสาร