การพัฒนาระบบการจัดการเอกสารสิ้นกระแสการปฏิบัติงาน ของสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร

Abstract

การวิจัยครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ (1) ศึกษาสภาพเอกสารและการจัดการเอกสารสิ้นกระแสการ ปฏิบัติงานของสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร และ (2) พัฒนาระบบจัดการเอกสารสิ้นกระแสการ ปฏิบัติงานของสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎรการวิจัยนี้เป็นการวิจัยเชิงคุณภาพ กลุ่มตัวอย่างเลือกแบบเจาะจง คือ รายงานการประชุมสภาผู้แทนราษฎร พ.ศ. 2475– พ.ศ.2550 จ านวน 1,051 เล่ม ระเบียบวาระการประชุมสภาผู้แทนราษฎร พ.ศ. 2540- พ.ศ. 2550 จำนวน 160 เล่ม ผู้บังคับบัญชา จำนวน 2 คน และผู้ปฏิบัติงาน จำนวน 6 คน เครื่องมือที่ใช้ในการ วิจัย คือ แบบบันทึกข้อมูลและแบบสัมภาษณ์ วิเคราะห์ข้อมูลโดยการบรรยายเชิงพรรณนาผลการวิจัยพบว่า (1) สภาพการจัดการเอกสารสิ้นกระแสการปฏิบัติงานของสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร มีดังนี้ รายงานการประชุมสภาผู้แทนราษฎร พ.ศ. 2475-พ.ศ. 2550 และระเบียบวาระการประชุมสภาผู้แทนราษฎร พ.ศ. 2540-พ.ศ.2550 ทั้งหมดจัดทำเป็ นเอกสารเล่มด้วยการเข้าเล่มให้มีขนาดที่เหมาะสม ที่หน้าปกและสันปกพิมพ์ชื่อเรื่อง ครั้งที่และปี ของการประชุม เฉพาะรายงานการประชุมสภาผู้แทนราษฎร พ.ศ. 2475– พ.ศ. 2550 ทุกเล่มกำหนดหมายเลขประจำเล่มเรียงลำดับตั้งแต่เล่มแรก คือ หมายเลข 1 การจัดเก็บเอกสารทั้งสองประเภท พบว่า รายงานการประชุมสภาผู้แทนราษฎร พ.ศ. ่ 2475– พ.ศ. 2550 จัดเรียงตามหมายเลขในตู้เลื่อน ซึ่งตั้งแยกจากพื้นที่ที่ทำงานของเจ้าหน้าที่ และไม่ได้ออกแบบไว้สำหรับการจัดเก็บเอกสาร มีการควบคุมเอกสารด้วย “บัญชีเอกสาร” ส่วนระเบียบวาระการประชุมสภาผู้แทนราษฎร พ.ศ. 2540 - พ.ศ. 2550 เก็บแต่ละเล่มเรียงตามลำดับปี และครั้งที่ประชุมในตู้เหล็กสองบานและตู้ไม้ ซึ่งตั้งอยู่ในพื้นที่ของห้องเก็บเอกสารราชการของสำนักการประชุม ไม่มีการกำหนดอายุการเก็บเอกสาร และยังไม่เคยมีการทำลายเอกสารทั้งสองประเภท สมาชิกสภาผู้แทนราษฎร สมาชิกวุฒิสภา และเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับการ ประชุมสภาสามารถใช้งานเอกสารได้ โดยขออนุญาตจากหัวหน้ากลุ่มงาน สำหรับบุคคลภายนอกต้องทำหนังสือขออนุญาต และกรอกแบบฟอร์มการขอใช้บริการผ่านกลุ่มงานข้อมูลข่าวสาร สำนักบริหารงานกลาง (2) จาก ผลการวิจัยและการศึกษาเอกสารที่เกี่ยวข้อง การสัมภาษณ์ผู้บังคับบัญชา และผู้ปฏิบัติงาน สามารถพัฒนาระบบ จัดการเอกสารสิ้นกระแสการปฏิบัติงานของสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎรโดยใช้การจัดการเชิงระบบ เป็นกรอบ ประกอบด้วยปัจจัยนำเข้า ได้แก่การกำหนดนโยบาย หน่วยงานและผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน พื้นที่จัดเก็บ วัสดุอุปกรณ์และเทคโนโลยี มีการจัดสรรให้เหมาะสมและเพียงพอ มีกระบวนการโดยยึดตามหลักการจัดการ เอกสารตั้งแต่ การจัดทำ การควบคุม การจัดเก็บ การดูแลรักษาความปลอดภัย การใช้งานเอกสาร การกำจัด เอกสาร และผลลัพธ์ คือ มีระบบและเอกสารที่ผ่านกระบวนการแล้วมีความครบถ้วนสมบูรณ์ น่าเชื่อถือและ นำมาใช้งานได้ทันทีเมื่อต้องการ