การออกแบบระบบจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานโครงการในมุมมองผู้ใช้งาน แผนกวิศวกรรม กลุ่มบริษัทโกลว์พลังงาน จำกัด (มหาชน)

Abstract

การศึกษาครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ (1) วิเคราะห์และออกแบบการจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานโครงการในมุมมองของผู้ใช้งานในแผนกวิศวกรรมของกลุ่มบริษัท โกลว์ พลังงาน จำกัด (มหาชน) (2) กำหนดนิยามข้อมูลสำคัญที่ใช้ในระบบจัดการเอกสารที่เกี่่ยวข้องกบการปฏิบัติงานโครงการในมุมมองของผู้ใช้งานในแผนกวิศวกรรมของกลุ่มบริษัท โกลว์ พลังงาน จำกัด (มหาชน) วิธีดำเนินการศึกษา คือ ศึกษาจากข้อมูลปฐมภูมิ ได้แก่ กระบวนการปฏิบัติงานใน แผนกวิศวกรรมและข้อมูลการปฏิบัติงาน และศึกษาข้อมูลจากข้อมูลทุติยภูมิ ได้แก่ เอกสารต่างๆ ของแผนกวิศวกรรมที่เกี่ยวข้องกบการปฏิบัติงาน โดยใช้แบบสอบถาม เป็นเครื่องมือในการเก็บ รวบรวมข้อมูล และวิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้การวิเคราะห์และออกแบบระบบจัดการเอกสารตาม มุมมองของผู้ใช้งาน คือ โฟลว์ชาร์ต ซึ่งใช้ซอฟต์แวร์ช่วยในการออกแบบและเขียนโฟลว์ชาร์ต ผลการศึกษาพบว่า (1) ระบบจัดการเอกสารของกลุ่มบริษัทโกลว์ พลังงาน จำกัด(มหาชน) ประกอบด้วยเอกสาร 3 กลุ่มได้แก่รูปแบบที่ 1 เป็นขั้นตอนการออกเอกสารทั่วไปรูปแบบที่ 2 งานที่เป็น โครงการขั้นตอนการทำงานที่เป็นกลุ่มเอกสารหนังสือคู่มือและแบบแปลน และรูปแบบที่ 3 งานที่เป็นงานเฉพาะทางด้านวิศวกรรมที่แสดงด้วยโฟลว์ชาร์ตได้ 16 ขั้นตอน เช่น การบันทึกการรับส่งเอกสารและพัสดุ และการประมูลงาน เป็นต้น (2) นิยามข้อมูลสำคัญที่ใช้ในระบบจัดการเอกสารที่ออกแบบประกอบด้วยข้อมูลที่ใช้ในงานการจัดการทั่วไป ข้อมูลในงานเขียนแบบแปลน ข้อมูลในงานกาหนดคุณสมบัติเฉพาะของอุปกรณ์ ข้อมูลคำอธิบายการทำงาน ข้อมูล กระบวนการดำเนินการ และข้อมูลการรับส่งเอกสารและพัสดุต่างๆ